Setup quán cafe cần những gì? Tư vấn chi tiết

Setup quán cafe là quá trình phức tạp, đòi hỏi thời gian và công sức tìm hiểu nhiều yếu tố tài chính và thủ tục giấy tờ. Bạn có thể đối mặt với những câu hỏi như làm sao để không vung tiền phung phí cho chi phí decor? Cần bao nhiêu vốn là đủ? Và làm thế nào để dòng tiền không bị đứt gãy ngay khi vừa khai trương?

Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp toàn bộ quá trình setup quán cafe. Đừng bỏ qua nhé!

Dự toán chi phí setup quán cafe nhỏ

Với mô hình quán cafe nhỏ (diện tích khoảng 30 – 50m2) tại Việt Nam, chi phí setup quán cafe thường bao gồm những mục sau:

Hạng mục đầu tư	Chi phí (VNĐ)	Chi tiết
Thuê mặt bằng	60.000.000 – 120.000.000	Tiền thuê dao động 15 – 30 triệu/tháng. Thường bao gồm cọc 3 tháng và thanh toán trước 1 tháng.
Thiết kế & Thi công	50.000.000 – 100.000.000	Sơn sửa, làm lại sàn, thi công quầy bar, hệ thống điện nước, ánh sáng và bảng hiệu. Đối với quán nhỏ, nên ưu tiên concept Minimalist để tiết kiệm chi phí.
Nội thất không gian	20.000.000 – 40.000.000	Bàn ghế (khoảng 10-15 bộ), kệ trang trí, cây xanh, quạt/điều hòa, vật dụng decor cơ bản.
Máy móc & Thiết bị	60.000.000 – 90.000.000	Dàn máy pha Espresso 1 group (đã qua sử dụng hoặc tầm trung), máy xay cafe, tủ lạnh/tủ mát, máy xay sinh tố công nghiệp, máy POS và dụng cụ pha chế nhỏ.
Nguyên liệu ban đầu	10.000.000 – 15.000.000	Cafe hạt, trà, sữa, syrup, trái cây, ly, cốc, ống hút, bao bì mang đi (take-away) dùng cho tháng đầu tiên.
Pháp lý & Marketing	5.000.000 – 10.000.000	Giấy phép kinh doanh, VSATTP, in ấn menu, banner khuyến mãi, chạy quảng cáo khai trương (nếu có).
Quỹ dự phòng	30.000.000 – 50.000.000	Dòng tiền bù lỗ và xoay vòng vốn trong 3 tháng đầu vận hành khi lượng khách chưa ổn định.
Tổng cộng	~235.000.000 – 425.000.000	Chi phí có thể thay đổi tùy thuộc vào tình trạng mặt bằng và chất lượng thiết bị.

 

Những trang thiết bị cần thiết khi setup quán cafe

Tùy vào khu vực setup quán cafe, một số trang thiết bị là không thể thiếu như:

Máy móc pha chế

• Máy pha Espresso (1-2 group)
• Máy xay hạt cà phê
• Máy xay sinh tố công nghiệp
• Máy ép hoa quả

Thiết bị bảo quản & Bếp

• Tủ lạnh/tủ mát công nghiệp
• Tủ đá
• Máy lọc nước
• Lò nướng đối lưu
• Máy đánh trứng

Dụng cụ pha chế & Đo lường

• Cân điện tử tiểu ly
• Ca đánh sữa
• Tamper (dụng cụ nén cà phê)
• Ly đong
• Bình lắc
• Thìa bar

Vật dụng phục vụ & Đóng gói

• Cốc sứ/thủy tinh
• Khay bưng nước
• Hộp giấy/túi kraft
• Tem nhãn
• Cốc take-away

Hệ thống vận hành (POS)

• Màn hình POS cảm ứng
• Máy in hóa đơn
• Máy in tem dán ly
• Két đựng tiền
• Thiết bị báo rung

Các bước cơ bản khi setup quán cafe chuyên nghiệp

Bước 1: Nghiên cứu thị trường 

Mục đích của việc nghiên cứu thị trường là để giúp chủ quán tìm ra ngách phát triển và lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp.

Hãy bắt đầu bằng việc quan sát nhu cầu thực tế tại khu vực dự kiến setup quán cafe, ví dụ lượng khách trung bình vào giờ cao điểm, những gì mà các quán đối thủ đang làm tốt hoặc bỏ lỡ, khách hàng đang tìm kiếm không gian làm việc yên tĩnh hay một mô hình kết hợp phục vụ cafe và bánh ngọt thủ công,…

Từ đó, bạn sẽ dễ dàng setup quán cafe phù hợp, đáp ứng nhu cầu khách hàng mà không phải mất quá nhiều tiền.

Bước 2: Lập dự toán ngân sách chi tiết

Để setup quán cafe, bạn sẽ cần cả chi phí cố định và chi phí vận hành. Không nên bỏ qua một trong hai loại chi phí này, nếu không, rất dễ rơi vào tình trạng kiệt quệ sau một thời gian mở quán.

Dưới đây là một số lưu ý khi dự toán chi phí setup quán cafe nhỏ:

• Xác định rõ số vốn đầu tư tối đa, rồi mới bắt đầu phân bổ vào các hạng mục cố định (mặt bằng, thi công) và chi phí linh hoạt (nguyên liệu, marketing).
• Bắt buộc phải thiết lập một khoản quỹ dự phòng để duy trì hoạt động trong 3 đến 6 tháng đầu tiên.
• Lấy ít nhất 3 báo giá khác nhau để so sánh, đặc biệt cho các hạng mục quan trọng như máy móc và thi công nội thất.
• Lập kịch bản tài chính, dự đoán lượng khách, doanh thu,… để tránh các biến số có thể xảy đến.

Bước 3: Tìm kiếm mặt bằng và Thi công 

Mặt bằng và thi công không gian là hai hạng mục tiêu tốn nhiều chi phí setup quán cafe nhất. Để tránh rủi ro, bạn nên cân nhắc cẩn thận. Đối với mặt bằng, nên ưu tiên nơi nào khách hàng thường xuyên xuất hiện, nhưng cũng cần cân nhắc đến nhu cầu thực tế.

Ví dụ, với mô hình cà phê kết hợp bánh, khách chủ yếu đặt trước hoặc ghé lấy, nên không cần lãng phí chi phí vào mặt bằng ngay ngã tư lớn. Thay vào đó, bạn có thể xem xét một mặt bằng trong hẻm rộng (có chỗ đậu xe) với diện tích tối ưu nhằm ghi điểm.

Khi thi công thiết kế không gian, tránh quá chú trọng vào decor mà bỏ qua khu vực làm việc; Ưu tiên sử dụng các vật liệu thô mộc, dễ thay thế, vệ sinh nhanh và giám sát tiến độ khắt khe.

Bước 4: Hoàn thiện thủ tục pháp lý

Chủ động xin cấp giấy phép đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm. Đây là bước bắt buộc để tránh rủi ro khi quán chính thức đi vào hoạt động.

Thông thường, có hai hình thức đăng ký kinh doanh:

• Hộ kinh doanh cá thể: Đây là lựa chọn tối ưu nhất cho các quán quy mô nhỏ và vừa.
• Công ty TNHH/Cổ phần: Chỉ dành cho quán có quy mô lớn, nhiều cổ đông góp vốn phức tạp hoặc có định hướng xây dựng chuỗi nhượng quyền ngay từ đầu.

Bước 5: Xây dựng Menu và Setup trang thiết bị

Ngoài không gian “chill”, thì đồ ăn và đồ uống cũng là hai yếu tố “sống còn” giúp phát triển tệp khách hàng trung thành.

Thay vì tạo ra một menu quá dàn trải, bạn có thể cân nhắc quy tắc 80/20, chỉ phát triển 20% món Signature nhưng có khả năng mang lại 80% doanh thu. Các món trong menu nên chia sẻ chung các nền tảng nguyên liệu cơ bản để tối ưu chi phí lưu kho và bảo quản. Hơn nữa, việc cho phép đặt trước sẽ giúp chủ quán kiểm soát 100% nguyên liệu.

Đối với setup thiết bị, nên đầu tư có trọng điểm. Ví dụ, mô hình kết hợp cà phê và bánh, có thể lược bớt các tủ trưng bày, để đầu tư vào lò nướng “xịn”.

Bước 6: Tuyển dụng, Đào tạo và Khai trương

Khi setup quán cafe, trải nghiệm khách hàng phụ thuộc rất nhiều vào nhân viên và quá trình khai trương. 

Làm việc trong ngành F&B, nhân viên rất cần thái độ niềm nở và tư duy dịch vụ. Hơn nữa, để việc vận hành trơn tru, cần có quy trình làm việc chuẩn (mở ca, đóng ca, vệ sinh máy móc, quy trình đón khách) được đào tạo đầy đủ.

Về vấn đề khai trương, bí quyết hiệu quả nhất hiện nay là nên có Soft-opening (Bán thử nghiệm) với mức giảm giá nhẹ. Mục đích cốt lõi là để đội ngũ nhân sự làm quen với nhịp độ công việc, phát hiện các lỗ hổng trong quy trình vận hành và tinh chỉnh hương vị đồ uống.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ những yếu tố cần thiết khi setup quán cafe đã được nội thất Phi Tuấn tư vấn. Nếu bạn có thắc mắc khác hoặc cần tư vấn thêm nội thất setup quán cafe, hãy liên hệ ngay để được giải đáp nhé!